Kyrkomötet beslöt
1) framställa hos statsrådet att det vidtar åtgärder för att stifta en lag genom vilken
ändras i kyrkolagen av den 26 november 1993 (1054/1993) 16 kap. jämte ändringar och 25 kap. 12 § 2 mom. sådant det lyder i lag 1473/2006, som följer:
16 kap
Kyrkböcker och församlingens arkiv
1 §
Kyrkböckerna
Kyrkböcker utgör
1) kyrkans gemensamma medlemsregister (medlemsregister), vilket upprätthålls med hjälp av automatisk databehandling, och
2) de manuellt förda kyrkböckerna.
Manuellt förda kyrkböcker är de före år 2005 förda familjeakterna och längderna över döpta, skriftskolgångna och konfirmerade, över personer beträffande vilka hindersprövning verkställts för ingående av äktenskap, över vigda, döda och begravda samt över ut- och inflyttade liksom även över dem som utträtt ur eller intagits i kyrkans gemenskap. Manuellt förda kyrkböcker är även de kyrkliga befolkningsregister som har förts innan lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998) trädde i kraft och de handlingar som hör till dem.
De uppgifter som har digitaliserats ur manuellt förda kyrkböcker och som har införts i medlemsregistret är en del av medlemsregistret.
2 §
Kyrkböckernas användningsändamål
Uppgifterna i kyrkböckerna används i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas verksamhet och förvaltning samt för att kyrkans medlemmar ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter.
Församlingarna och de kyrkliga samfälligheterna får använda uppgifterna i kyrkböckerna för skötseln av uppgifter eller förpliktelser som enligt denna lag eller någon annan lag ankommer på dem.
Kyrkostyrelsen får använda uppgifterna i medlemsregistret för statistikföring och för att genomföra undersökningar som anknyter till kyrkans verksamhet. Domkapitlet får använda uppgifterna i medlemsregistret i uppgifter som hänför sig till kyrkliga val, rösträtt och valbarhet, tillsättande av tjänster och prästvigning.
3 §
Centralregister
Församlingarna kan ordna förandet av kyrkböcker via ett gemensamt centralregister. Närmare bestämmelser om hur det gemensamma centralregistret ordnas ges i kyrkoordningen.
4 § Medlemsregistrets datainnehåll
I medlemsregistret införs uppgifter om kyrkans medlemmar enligt 4 och 5 § i lagen om trossamfundens medlemsregister samt de uppgifter som avses i 1 § 3 mom. i detta kapitel.
Om de uppgifter som avses i 5 § 6 och 7 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister föreskrivs närmare i kyrkoordningen.
5 § Medlemsregistrets registeransvariga och deras ansvar
Registeransvariga är församlingarna och centralregistren. I församlingar fattas beslut som gäller förandet av medlemsregistret av kyrkoherden och vid ett centralregister av direktören.
Kyrkostyrelsen ansvarar för medlemsregistrets allmänna funktion, informationsförvaltning och datasäkerhet, enhetligheten i registerfunktionerna och den elektroniska arkiveringen.
Ansvaret för medlemsregistret fördelar sig mellan församlingarna, centralregistren och kyrkostyrelsen så som föreskrivs i denna lag eller någon annan lag.
6 §
Behandling av uppgifter i medlemsregistret
Beslut om behandling av uppgifter om församlingsmedlemmar fattas och ansvaret för att uppgifterna är felfria ankommer i en församling på kyrkoherden och vid ett centralregister på direktören för centralregistret.
Uppgiften om en kyrklig vigsel kan införas i medlemsregistret även av en annan församling eller ett annat centralregister än den församling eller det centralregister som de vigda eller en av dem hör till.
7 §
Beslut om utlämnande av uppgifter
Kyrkoherden eller centralregistrets direktör beslutar om utlämnande av enstaka uppgifter som gäller kyrkans medlemmar införda i medlemsregistret och som ges i form av bevis, utdrag eller avskrifter.
Om utlämnande av annat än enstaka uppgifter om medlemmarna samt utlämnande som sker över en teknisk anslutning beslutar kyrkostyrelsen. I beslutet ska ges tillräckliga bestämmelser om användningen och skyddet av uppgifterna.
8 § Användarrätt till medlemsregistret samt användarrätts- och loggregister
Kyrkostyrelsen beslutar om beviljande av användarrätt för behandling av uppgifter i medlemsregistret. Församlingens kyrkoherde kan besluta om beviljande av användarrätt för behandling av uppgifter som gäller församlingens medlemmar. Direktören för ett centralregister kan besluta om beviljande av användarrätt för behandling av uppgifter som gäller medlemmar i församlingar som hör till centralregistret.
Kyrkostyrelsen ska för administrationen av användarrätterna föra ett användarrättsregister över de personer som har beviljats rätt att behandla uppgifter i medlemsregistret. I användarrättsregistret införs användarens namn, personbeteckning, användarnamn och organisation samt uppgifter om användarrättens innehåll och omfattning samt uppgifter om beslutet om användarrätt.
Kyrkostyrelsen ska för uppföljningen, övervakningen och skyddet av användningen föra ett loggregister över behandlingen av uppgifterna i medlemsregistret. I loggregistret införs användarens användarnamn, behandlingstidpunkten och vilka uppgifter eller uppgiftskategorier som behandlats.
Kyrkostyrelsen skall spara uppgifterna i användarrättsregistret fem år efter att användarrätten har upphört och uppgifterna i loggregistret fem år från ingången av det kalenderår som följer efter den tidpunkt då uppgifterna har införts i registret.
9 § Registeransvarig för manuellt förda kyrkböcker och behandling av uppgifter
Registeransvarig för manuellt förda kyrkböcker är församlingen eller centralregistret.
Om utlämnande av uppgifter ur de manuellt förda kyrkböckerna, om rättelse av fel och om förande av kyrkböckerna i övrigt beslutar i en församling kyrkoherden och vid ett centralregister direktören för detta.
10 § Uppgifter som gäller andra personer än medlemmar
Vad som i detta kapitel föreskrivs om uppgifter som gäller medlemmar tillämpas också på uppgifter om andra personer som har införts i medlemsregistret med stöd av 5 § 3, 4 och 5 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister.
11 § Kyrkostyrelsens föreskrifter
Kyrkostyrelsen meddelar närmare föreskrifter om:
1) medlemsregistrets allmänna funktion, informationsförvaltning och datasäkerhet samt registerfunktionernas enhetlighet, och om
2) ordnande, förvaring och förutsättningar för förstörande av kyrkböcker och andra handlingar som hör till församlingens och den kyrkliga samfällighetens arkiv.
Kyrkostyrelsen bestämmer den avgift som församlingen eller centralregistret tar ut för utlämnande av uppgifter.
12 § Arkivering av kyrkböcker och övriga handlingar
Kyrkböckerna ska förvaras varaktigt om inte kyrkostyrelsen med stöd av 11 § 1 mom. i detta kapitel särskilt bestämmer något annat i fråga om särskilda uppgifter eller handlingar.
Manuella kyrkböcker och övriga handlingar i församlingens och den kyrkliga samfällighetens arkiv kan deponeras hos arkivverket. Bestämmelser om deponeringen finns i kyrkoordningen. Deponerade handlingar förblir fortfarande församlingens och den kyrkliga samfällighetens egendom.
Förvaringen av de uppgifter i medlemsregistret som ska förvaras varaktigt kan också anförtros en utomstående tjänsteleverantör i enlighet med kyrkostyrelsens beslut.
13 § Anmälningsskyldighet
Om en präst döper eller jordfäster en person som inte hör till hans församling, skall han omedelbart efter förrättningen anmäla detta till den församling eller det trossamfund där personen blir eller var medlem. Anmälan ska innehålla åtminstone namn och personbeteckning eller födelsetid, uppgifter om vårdnadshavarna för ett minderårigt barn som döpts samt uppgifter om förrättningen och tidpunkten för den.
Om anmälan som skall göras om vigsel till äktenskap föreskrivs särskilt.
14 §
Förhållande till övrig lagstiftning
På behandlingen av personuppgifter som avses i denna lag tillämpas i övrigt vad som föreskrivs i personuppgiftslagen (523/1999), lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och befolkningsdatalagen (507/1993).
25 kap
Kompletterande bestämmelser
12 §
Församlingar med särskilda rättigheter
Domkapitlet kan på ansökan av kyrkofullmäktige bevilja en församling som avses i 1 mom. tillstånd att för viss tid skaffa prästerliga tjänster utan att besätta en prästtjänst. Domkapitlet kan av vägande skäl återkalla tillståndet innan tiden löpt ut. För den tid tillståndet beviljats förordnar domkapitlet en tjänsteinnehavare i församlingen som är förtrogen med kyrkböckerna att svara för sådant beslutsfattande i ärenden som gäller förandet av kyrkböckerna som enligt 16 kap. ankommer på kyrkoherden. Domkapitlet ger närmare anvisningar om tillämpningen av detta moment.
__________
Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser
Denna lag träder i kraft den 20 .
Åtgärder som verkställigheten av lagen förutsätter får vidtas innan den träder i kraft.
Uppgifterna i de medlemsdatasystem som församlingarna och centralregistren har upprätthållit överförs till medlemsregistret innan denna lag träder i kraft. Kyrkostyrelsen meddelar närmare bestämmelser om hur uppgifterna ska överföras.
2) att ändra i kyrkoordningen av den 8 november 1991 (1055/1993) 16 kap. jämte senare ändringar som följer:
16 kap
Kyrkböcker och församlingens arkiv
1 §
Förutom uppgifter om dop, vigsel och begravning införs i medlemsregistret som sådana andra motsvarande förrättningar som avses i 5 § 6 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998) uppgifter om genomgången skriftskola, konfirmation, välsignande av äktenskap och jordfästning gällande medlem.
Som sådana förtroendeuppdrag eller därmed jämförbar uppgift i anslutning till trossamfundet som avses i 5 § 7 punkten i lagen om trossamfundens medlemsregister införs i medlemsregistret uppgifter om en medlems medlemskap i kyrkofullmäktige, gemensamma kyrkofullmäktige, kyrkorådet, församlingsrådet, gemensamma kyrkorådet, domkapitlet, stiftsfullmäktige, kyrkostyrelsen och kyrkomötet.
2 §
Önskar församlingar ordna förandet av kyrkböckerna genom ett gemensamt centralregister helt eller delvis, ska församlingarnas kyrkofullmäktige ingå ett avtal om detta.
I en kyrklig samfällighet beslutar gemensamma kyrkofullmäktige om grundandet av ett centralregister för församlingar som hör till den kyrkliga samfälligheten och om ingåendet av det avtal som avses i 1 mom. med församlingar som inte tillhör den kyrkliga samfälligheten. I ärendet ska inbegäras utlåtanden av församlingsråden.
Innan ett centralregister grundas ska kyrkostyrelsens utlåtande inbegäras.
3 §
Bevis, utdrag och avskrifter som grundar sig på kyrkböckerna utfärdas av kyrkoherden och vid centralregistret av dess direktör eller av en av dessa tillförordnad tjänsteinnehavare som är förtrogen med hur kyrkböcker ska föras.
4 §
Efter att ha fattat det beslut om utlämnande av uppgifter ur medlemsregistret som avses i 16 kap. 7 § 2 mom. i kyrkolagen kan kyrkostyrelsen själv lämna ut uppgifterna eller avtala med församlingen eller centralregistret om utlämnande av uppgifterna.
5 §
Till församlingens arkiv hör, förutom de manuellt förda kyrkböckerna, längder över arkivet och biblioteket samt de övriga handlingar som inkommit till församlingen i samband med fullgörandet av uppgifter som ankommer på församlingen eller som tillkommit genom dess verksamhet. Begreppet handling definieras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
6 §
De manuellt förda kyrkböckerna och församlingens arkiv ska förvaras i ett lämpligt arkivutrymme så att de är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning. Kyrkostyrelsens utlåtande om ritningarna till arkivutrymmet ska inbegäras innan de godkänns.
Manuellt förda kyrkböcker och handlingar i församlingens arkiv som är äldre än etthundra år samt manuellt förda kyrkböcker yngre än etthundra år som har digitaliserats och införts som en del av kyrkans gemensamma medlemsregister kan med kyrkofullmäktiges eller församlingsrådets samtycke deponeras hos arkivverket.
__________
Detta beslut träder i kraft samma dag som den ändring av 16 kap. 25 och 12 § 2 mom. i kyrkolagen som kyrkomötet godkänt den 2008. |