Puheenvuoro



Kranttila Inkeri, Tietojärjestelmäpäällikkö

Otsikko:
Kirkkohallituksen kyselytunti

Täysistunto:
Perjantaina 9 päivänä toukokuuta 2008 klo 9.00

Teksti:
Arvoisa puheenjohtaja, hyvät kirkolliskokousedustajat. Meillä on hyvin tärkeä hanke, kirkonkirjojenpidon jäsentietojärjestelmien hanke. Tämä hanke aloitettiin rekisterinjohtajien tekemästä aloitteesta. Kirkkohallitus asetti kirkonkirjojenpidon ja tietojärjestelmien esiselvityksen työryhmän. Työryhmä oli hyvin yksimielinen lopputuloksista. Raportti saatiin aikaiseksi toukokuussa 2006 ja siinä aivan selkeästi näkyi, että kaivataan yksi yhteinen oma jäsentietojärjestelmä. Halutaan yksi yhteinen tietokanta. Halutaan antaa valtakunnallista asiakaspalvelua ja tämä kaikki, lähinnä tämä valtakunnallinen asiakaspalvelu tietojen antaminen ja luovuttaminen yli seurakuntarajojen, se vaatii kirkkolain muutosta. Tässä esiselvitystyöryhmässä oli hyvä joukko edustajia pohtimassa asiaa. Tämä sama joukko, jota silloin veti kirkkoneuvos Matti Halttunen, toimii sittemmin tämän hankkeen johtoryhmänä. Nyt puheenjohtajana on kirkkoneuvos Pirjo Pihlaja. Tähän työryhmään haluttiin jo esiselvitysvaiheessa myöskin kattavaa seurakunnan tietohallinnon tietämystä ja siksi vakinaisiksi asiantuntijoiksi kutsuttiin kahden suuren yhtymän tietohallintopäälliköt. Lisäksi meillä on ulkopuolinen konsultti, Juha Samela, antamassa yleistä ja teknistä järjestelmätietämystä. Jo esiselvitysvaiheessa esiselvitystyöryhmän raporttiin mietittiin hyvin paljon kustannuksia, hyötyjä, haittoja, nykyisiä kustannuksia, nykyisiä olosuhteita, nykyisten järjestelmän heikkouksia ja hyviä puolia, nykyisen toimintatavan hyviä ja huonoja puolia. Kustannuksista ja hyödyistä saatiin yhteenveto, jossa todettiin, että kymmenessä vuodessa tällä yhteisellä tietojärjestelmällä, yhteisen tietokannan hallinnoinnilla saavutetaan kymmenen vuoden aikana 30 miljoonaa säästöä - verrattuna niihin kustannuksiin, joita saadaan jatkamalla nykyisellä toimintatavalla. Näissä on huomioitu sekä investointikustannukset, että kymmenen vuoden ylläpitokustannukset ja kymmenen vuoden hyödyt oman toiminnan ja järjestelmän hoitamisen hyödyt. Nämä kustannukset ja hyödyt jakautuvat sillä tavalla, että noin 10 miljoonaa / 10 vuotta on ulosmaksettavia kustannuksia, joita säästyy, toimittajille yms. Omia kustannuksia oli noin 20 miljoonaa.

Tarjouskilpailu oli kattava ja monipuolinen - myös pitkä. Toteuttajaksi valittiin Logica Oy (entinen WM-data) ja Affecto Oy. Järjestelmä jakautuu kahteen osaan. Toinen osa on lähempänä nykyistä jäsentietojärjestelmää, joka on ominaisuuksiltaan ja tietosisällöltään laajennetussa muodossa nk. data-osuus. Sitä on kanssamme rakentamassa Logica Oy. Tämä päätös tehtiin 16.8.2007. Digi-osuutta, joka käsittää digitoidun aineiston käsittelyn ja hyödyntämisen sähköisessä muodossa mm. sukuselvityksissä ja -tutkimuksissa, toteuttaa kanssamme Affecto Oy. Tämä päätös tehtiin kesäkuussa 2007. Tämän hankkeen aloittamisesta ja vaiheista on seurakunnille tiedotettu yleiskirjeessä 23/2007.

En aio käydä tätä kuvaa kokonaisuudessaan läpi, mutta tässä näkyy osia siitä, mitä kaikkea jäsentietojärjestelmämme käsittää. Pari asiaa: Siinä on mm. karttapalvelu, joka auttaa seurakunnallisen toiminnan suunnittelussa siten, että kartan avulla pystytään määrittelemään seurakuntapiirejä, erilaisia alueita, sekä kertaluontoisia että tallennettavia alueita. Siinä on digikäyttö, joka tarkoittaa nimenomaan sitä, että nykypäivän tietoja voidaan yhdistää niihin vanhoihin tietoihin, jotka ovat digitoidussa muodossa ja saada kerralla helpommin ja työtä säästäen käytännöllisemmin aikaiseksi sukuselvityksiä ja sukututkimuksia. Teknisesti ajatellen tämä mahdollistaa yhteisen tietokannan turvin myöskin sen, että sukuselvityksiä ja -tutkimuksia voidaan käytännössä tehdä missä toimipisteessä tahansa. Käyttöoikeudet sitten ohjaavat sen, kenellä on minkäkinlaisia ja -laajuisia oikeuksia käyttää järjestelmää. Sieltä löytyy myös liittymät muihin seurakuntien järjestelmiin. Huomaatte, että sieltä löytyy myös kansalaisliittymä. Se ei kuulu ensimmäisen vaiheen eli perusvaiheen toteutukseen vaan se tulee toisessa vaiheessa.

Hankkeen alustava aikataulu: Käyttöönoton on tarkoitus olla vuoden 2010 aikana. Kirkkolain muutos on tällä hetkellä käsittelyn alla ja se saadaan kuntoon ennen käyttöönottoa. Määrittelyä ja tietojen kartoitusta on tehty hyvin pitkälle jo viime vuonna - erityisesti viranomaistehtävien puolesta, mutta myöskin seurakunnallisen toiminnan tarpeet on kartoitettu. Osuuden ensimmäistä rakentamista on aloitettu tänä vuonna ja jatketaan ensi vuonna. Toinen osa määrittelyä on menossa. Tällä tavalla viestintä ja koulutus seuraa koko ajan mukana ja 2009 siellä on konversiot, eli nykyisistä tietokannoista konvertoidaan tiedot yhteen yhteiseen järjestelmään. Siellä on paljon erilaisia projekteja. Olemme pyrkineet siihen, että kaikissa projekteissa on seurakuntien työntekijöitä mukana. On viranomaistehtävien määrittelyä, toiminnallisten tarpeiden kartoittamista, testauksen suunnittelua jne. Kaikissa näissä projekteissa meillä on vahva seurakuntien edustus. Samaten digiprojekteja on suunniteltu: Millaiset hakemistotiedot sinne saadaan ja laitetaan niin, että digitoidut aineistot saadaan sähköisessä järjestelmässä mahdollisimman järkevästi. Niissäkin toimipisteissä, missä ei tarkkaan tunneta sen seurakunnan historiankirjoja, pystytään näitä tietoja hyödyntämään.

Tekninen suunnittelu on tietenkin yksi suuri osuus järjestelmien rakentamisessa. Tietokannan suunnittelussa pyritään erityisesti huomioimaan nämä lakimuutokset, mm. sen, että seurakunnat ovat olleet väestörekisterinpitäjiä, jolloin tietosisältö on ollut vielä laajempi kuin nykyään. Että kaikki tiedot löytävät paikkansa uudessa tietokannassa. Käyttöpalvelut hoidetaan nyt keskitetysti. Seurakuntien ei enää tarvitse huolehtia siitä, että lähteekö aineisto ja tuleeko aineisto tänään, onko uusi versio käytössä vai ei ja pitääkö vaihtaa uusi versio ja koska se on tulossa. Kaikki tällaiset asiat hoidetaan keskitetysti. Samaten viitehenkilötiedot ovat meillä vain kertaalleen. Seurakunnan ei myöskään tarvitse kantaa huolta siitä, onko kaikki lapset ja lapsenlapset kohdallaan järjestelmässä, vaan ne tulevat tähän keskitettyyn tietokantaan. Väestötietojärjestelmästä uudet tiedot, vanhat konvertoidaan vanhoista järjestelmistä. Digitoitu aineisto yhdistyy nykyaineistoon.

Työasemien yhteiset palvelut on yksi hyvin tärkeä osa tätä hankettamme. Ilman hyvää selkeää ja tarkkaa käyttövaltuushallintaa ja sitä, että miten näitä käyttöoikeuksia hallitaan, pidetään yllä jne. - ilman sitä me emme tule toimeen. Meillä on ollut siinäkin kattava ja laaja tarjouskilpailu, jonka valitusaika päättyi eilen klo 16.15. Sain eilen tiedon, ettei valituksia ole tullut, joten pääsemme jatkamaan tätäkin osaa hanketta. Myös siinä toimittajaksi valittiin Logica Oy.

Digimäärittelystä on myöskin tullut kysymyksiä: Kun seurakunnat digitoivat aineistoa, onko siinä aikarajaa ja millä tavalla se vaikuttaa tämän järjestelmän käyttöön. Olemme määrittelyprojektissa saaneet aikaiseksi sekä metatietomäärittelyn että tarjouspyyntömallin, lisäksi erilaisia ohjeita. Nämä on kaikki lähetetty tiedoksi seurakunnille yleiskirjeessä 15/2008. Materiaalissa on myöskin kirkon nettisivut, josta ne löytyvät. Mitään aikarajaa siihen, koska tämä digitoitu aineisto on oltava valmiina, ei ole. Sitä mukaa, kun aineistot valmistuvat, ne ladataan tähän yhteiseen tietokantaan ja ne ovat käytettävissä. Mitä enemmän meillä on digitoitua aineistoa käytössä, sitä nopeammin sukuselvitykset ja -tutkimukset tietysti saadaan tehtyä. Jos aineisto ei ole vielä digitoitu se käytännössä tarkoittaa yhtä manuaalityövaihetta sinne väliin.

Miten seurakunnassa sitten voidaan valmistautua? Erityisesti Intoa-koulutuspäivillä Jyväskylässä viime vuonna, sekä kaikissa mahdollisissa koulutus- ja seminaaritilaisuuksissa olen kertonut siitä, että nykyisten jäsentietojärjestelmien tietojen tarkistaminen ja erityisominaisuuksien kirjaaminen on hyvin tärkeää jokaisessa seurakunnassa. Nimittäin konversiovaiheessa on tärkeää, että tiedot ovat oikein, mahdollisimman täydelliset. Jos siellä on nykyisen tietojärjestelmän joitakin tietokenttiä käytetty johonkin muuhun tarkoitukseen kuin mihin se alunperin oli tarkoitettu, ne täytyy kirjata, jotta ne konversiovaiheessa voidaan huomioida. Lisäksi seurakuntien resursseja tarvitaan nimenomaan konversiovaiheessa olemaan mukana ja kertomaan näistä erityisasioista. Digitoinnin ja mikrofilmauksen käynnistäminen niiden ohjeiden mukaisesti, joita meidän digitointimäärittelytyöryhmämme on teille antanut, on tärkeää. Lisäksi jatkuvasti muodostetaan hiippakunnallisia tukihenkilörenkaita. Se tarkoittaa, että ennen vuotta 2010 jokaiseen hiippakuntaan perustetaan kirkonkirjojenpidon tukihenkilörengas. Tukihenkilörenkaassa on jokaisesta rovastikunnasta vähintään yksi edustaja. Näiden tukihenkilörenkaiden avulla perehdytetään rovastikuntien kirkkoherranvirastojen työntekijät uuden järjestelmän käyttöön. Tällä hetkellä näitä tukihenkilörenkaita on Tampereen, Porvoon ja Oulun hiippakunnissa. Kuopion hiippakunnassa se käynnistetään ensi viikolla ja Espoossa tukihenkilöt on jo määritelty. Myös Helsinki on jo hyvässä alussa. Muut tulevat perässä ensi vuoden aikana. Lisäksi ensi vuoden kevättalvella, mahdollisesti maaliskuussa on tarkoitus järjestää IT&kirkko -hiippakunnallisia tilaisuuksia eli kierrän jokaisessa hiippakunnassa kertomassa, mikä sen hetkinen tilanne on ja miten uuteen järjestelmään valmistaudutaan, sillä ensi vuosi sekä vuosi 2010 on valmistautumisen ja käyttöönoton aikaa. Tässä se, mitä ajattelin tässä vaiheessa kertoa. Olen valmis vastaamaan kysymyksiin tarvittaessa.


Paluu