Puheenvuoro



Pihlaja Pirjo, kirkkoneuvos

Otsikko:
Kyselytunti

Täysistunto:
Keskiviikkona 9 päivänä toukokuuta 2012 klo 15.30

Teksti:
Edustaja Pauli Niemelä on kysynyt seuraavaa: "Kirkon jäsentietojärjestelmää eli Kirjuria ollaan ottamassa käyttöön. Mikä on Kirkkohallituksen tämän hetkinen arvio sen taloudellisista säästöistä (työvoima + muut kustannukset)? Mistä projektin viivästyminen johtuu? Miten koulutus on onnistunut? Miten hanketta on koordinoitu Kipa-hankkeen kanssa? Seurakuntatasolla nämä ovat ainakin toistensa kanssa tekemisissä, mikäli säästöjä halutaan saada.

Kun kaikki seurakunnat ovat digitoineet manuaalisesti pidetyt kirkonkirjansa, eli vuodelta 1860 nykypäivään, sekä perhelehtensä, ja kun tiedot on viety kirkon yhteiseen jäsentietojärjestelmään eli Kirjuriin, saadaan työsäästöjä erityisesti sukuselvitysten ja sukututkimusten laatimisessa. Kirjurin käytön myötä digitoidusta aineistosta muodostuu tietoa varsinaiseen tietojärjestelmän datakantaan ja laajatkin virkatodistukset saadaan suoraan järjestelmästä. Työnsäästön arvioidaan olevan pelkästään tältä osin vähintään 30 %. Tämä on suurin piirtein sama määrä kuin 10 vuoden aikana arvioitu eläköitymisprosentti. Osa säästöistä saadaan seurakuntien omin toimenpitein. Kirkonkirjojenpidon viranomaistehtävien keskittämisellä suurempiin yksiköihin, esimerkiksi keskusrekistereihin, saadaan työsäästöjä nopeammin ja enemmän ja mahdollistetaan paremman ammattitaidon ylläpitäminen ja yhtäläinen asiakaspalvelu seurakunnan koosta tai sijainnista riippumatta. Myös toimintatavoissa tulisi nähdä uuden tietojärjestelmän suomat mahdollisuudet. Järjestelmän tekniset kustannukset ovat olleet suuremmat kuin esiselvitysvaiheessa tai tarjouskilpailun perusteella oli arvioitu. Tähän ovat vaikuttaneet mm. toimittajien tarjouksissaan liian alhaisiksi arvioidut työmäärät, toimittajien kanssa tehdyt määrittelyjen tarkennukset ja lisäykset, sekä konversion vaatima suuri työmäärä. Kirjuri-järjestelmän toiminnot kokonaisuutena tulevat korvaamaan myös muiden seurakuntien käyttämien tietojärjestelmien toiminnallisuutta. Näin ollen säästöjä saadaan seurakuntien nykyisten tietojärjestelmien toimittajien maksamien ylläpito- ja kehitysmaksujen lisäksi myös esimerkiksi erillisten sukututkimus- ja rippikoulusovellusten ylläpidosta luopumisella. Arvio teknisistä säästöistä on 10 vuoden kuluessa 10 miljoonaa euroa verrattuna kustannuksiin nykyisten hajautettujen järjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen.

Kirkkolain kirkonkirjojenpitoa koskevat 16 luvun säännökset astuivat voimaan joulukuun alusta viime vuonna. Alkuperäisen suunnitelman mukaan Kirjuri-järjestelmä olisi otettu silloin käyttöön kaikissa Suomen evankelis-luterilaisissa seurakunnissa. Konversion toteuttaminen eli tietojen siirto seurakuntien nykyisistä jäsentietojärjestelmien tietokannoista Kirjurin tietokantaan kesti kuitenkin arvioitua kauemmin. Seurakuntien tietokantojen eritasoinen tietojen täydellisyys ja oikeellisuus vaati lisätarkistuksia konversion yhteyteen. Koska kyseessä on henkilötietojen käsittelyyn liittyvä kokonaisuus, halusimme välttää riskit ja varmistua käsiteltävien tietojen laadusta. Syksyllä myös selvisi, että seurakunnat tarvitsevat aikaa Kirjurin käyttöönoton suunnitteluun ja toteutukseen. Lisäksi uuden tietojärjestelmän käyttöönotto edellytti ajateltua enemmän koulutusta. Myös Kirkkohallituksen henkilöstöresurssit olivat niukat laajaan, yhdellä kertaa tapahtuvaan tietojärjestelmän käyttöönottoon. Näistä syistä käyttöönotto päätettiin siirtää vuoden 2012 puolelle. Käyttöönotto päätettiin myös vaiheistaa siten, että osa seurakunnista ottaa Kirjuri-järjestelmän käyttöön toukokuussa ja osa syksyllä. Käyttöönoton siirtopäätöksellä saatiin lisäaikaa mm. Kirjurin tietokannan tietosisällön oikeellisuuden varmistamiseen, seurakuntasovellusten rajapintojen toteutukseen sekä Kirjurin käytön koulutukseen ja muuhun käytön jalkautukseen. Pilotit, eli Jyväskylän seurakunta, Oulun seurakuntien keskusrekisteri, Päijät-Hämeen seurakuntien keskusrekisteri sekä Mikkelin seudun seurakuntien keskusrekisteri ottivat Kirjurin tietojärjestelmän käyttöön maalis-huhtikuun aikana tänä vuonna. Toukokuun ensimmäisellä viikolla eli viime viikolla, 30 seurakuntaa aloitti Kirjurin käytön ja tämän toukokuun aikana käyttöönottajia on yhteensä noin 130 seurakuntaa.

Kirjuriin liittyvä koulutus on jaettu kolmeen eri vaiheeseen. Ensinnäkin käyttäjän itsenäinen verkossa kouluttautuminen Sakastissa, Intranetissä, Kirjuri-verkko-oppimateriaalin ja -koulutuskannan avulla. Verkkokoulutus on saanut kentältä todella positiivista palautetta. Tämän lisäksi tullaan jatkossakin järjestämään ns. nettikoulutuksia, joissa voidaan paneutua muutamaan ajankohtaiseen asiaan. Lisäksi jokaisessa hiippakunnassa on kirkonkirjojenpidon tukirengas, jonka jäsenet tuomiokapitulit nimittävät. Jokaisessa rovastikunnassa on puolestaan vähintään yksi tukirenkaan jäsen. Kirkkohallitus on kouluttanut kaikkien tukirenkaiden jäsenet useissa eri koulutustilaisuuksissa sekä antanut materiaalia ja ohjeita rovastikunnallista opetustilaisuutta varten. Kolmas koulutuksen muoto on ollut tukirenkaiden jäsenten pitämät Kirjurin opetustilaisuudet oman rovastikunnan muille käyttäjille. Koulutuksista on kokonaisuudessaan saatu hyvää palautetta sekä tukirenkaiden jäseniltä, että muilta käyttäjiltä.

Kipa-hankkeen kanssa on tehty tiivistä yhteistyötä mm. rajapintaratkaisujen osalta. Esimerkiksi laskutustietojen toimittaminen Kirjurista taloushallinnon järjestelmään. Järjestelmät hyödyntävät yhteistä tietoteknistä alustaa mahdollisimman paljon. Kipan ja Kitken keskinäinen koordinointi on hoidettu siten, että hankkeiden johto- ja ohjausryhmissä on molempia hankkeita tuntevia mukana. Lisäksi tiedotusta on tehty yhteistyössä IT-alueiden suuntaan.


Paluu